Khởi tạo dự án: dạy Claude biết Sếp là ai, công ty làm gì
Ba tờ khai cho nhân sự mới: hồ sơ cá nhân (CLAUDE.md toàn cục), sổ tay workspace (CLAUDE.md dự án), và cách giao tài liệu để Claude tự xếp thành thư mục.
Ví von: ba tờ khai cho nhân sự mới
Nhân sự mới vào công ty thường nhận ba thứ trong ngày đầu: (1) biết sếp mình là ai và công ty làm gì; (2) sổ tay quy định — việc gì được làm, việc gì cấm, hồ sơ để ở đâu; (3) một chồng tài liệu cũ và nhiệm vụ "em xếp lại cho gọn". Claude Code y hệt, chỉ khác là ba thứ đó là ba file chữ thường:
| Tờ khai | File | Nằm ở đâu | Áp dụng cho |
|---|---|---|---|
| 1. Thông tin cá nhân | CLAUDE.md toàn cục | C:\Users\<tên>\.claude\CLAUDE.md (Mac: ~/.claude/CLAUDE.md) | Mọi thư mục Sếp mở — Claude luôn biết Sếp là ai |
| 2. Sổ tay workspace | CLAUDE.md dự án | Ngay trong D:\CongTy_Claude\CLAUDE.md | Riêng thư mục này: bản đồ, quy tắc, nguồn sự thật |
| 3. Kho tài liệu | Các thư mục con + README.md mỗi thư mục | Trong D:\CongTy_Claude\ | Nơi Claude tra cứu khi làm việc thật |
CLAUDE.md là file văn bản thường, mở bằng Notepad cũng được. Tên viết hoa là quy ước để Claude tự nhận ra. Claude đọc cả hai file (toàn cục + dự án) mỗi lần bắt đầu một phiên — nên viết gì vào đó là dặn được mãi.
Tờ khai 1 — Thông tin cá nhân (CLAUDE.md toàn cục)
Mục đích: để mọi câu trả lời, mọi ví dụ Claude đưa ra đều đúng ngành, đúng sản phẩm, đúng khách hàng của Sếp, không phải ví dụ chung chung. Dán prompt sau vào Claude Code, sửa phần tô vàng:
Hãy tạo (hoặc cập nhật) file CLAUDE.md toàn cục của tôi ở thư mục ~/.claude/ với nội dung dưới đây. Giữ nguyên định dạng Markdown, không thêm bớt ý. # Hồ sơ người dùng ## Tôi là ai - Họ tên: Nguyễn Văn A - Chức danh dùng khi ký văn bản gửi ra ngoài: Giám đốc - Công ty: Công ty TNHH Cơ khí Chính xác ABC - Ngành: gia công cơ khí chính xác, khuôn mẫu - Sản phẩm / dịch vụ chủ lực: chi tiết máy CNC, khuôn ép nhựa, gia công theo bản vẽ - Khách hàng mục tiêu: nhà máy FDI Nhật – Hàn tại KCN Bắc Ninh, Hải Phòng - Quy mô: doanh thu 80 tỷ/năm, 120 nhân sự, 1 nhà máy tại Bắc Ninh - 3 đối thủ chính: X, Y, Z - Mục tiêu 12 tháng tới: đạt 100 tỷ, mở thêm 1 chuyền CNC 5 trục - Nỗi đau lớn nhất hiện nay: báo giá chậm, mỗi phòng ban làm việc rời rạc, không ai nắm tổng thể khách hàng - Lợi thế cạnh tranh: độ chính xác, giao đúng hẹn, đội kỹ sư trẻ ## Cách làm việc với tôi - Trả lời tiếng Việt, xưng "tôi", gọi tôi là "Sếp". - Mọi ví dụ phải dùng đúng ngành, sản phẩm, khách hàng của công ty tôi. - Khi đề xuất giải pháp: liên hệ với mục tiêu 12 tháng và nỗi đau ở trên. - Không bịa số liệu. Không có nguồn thì nói "chưa có nguồn" và hỏi tôi. - Làm xong việc gì phải liệt kê đường dẫn file đã tạo, không nói suông "đã xong".
Hồ sơ của tôi ghi rõ "khách hàng mục tiêu: chủ chuỗi nhà hàng lớn, chủ nhà máy, kho bãi" và "nỗi đau: các phòng ban hoạt động đơn lẻ". Từ đó, khi tôi hỏi một câu rất chung như "nên làm gì để tăng doanh thu quý này", Claude không trả lời kiểu sách giáo khoa mà nói thẳng về robot vệ sinh cho nhà máy dệt may, về việc nối CRM với kỹ thuật. Một dòng trong hồ sơ tiết kiệm được hàng chục câu giải thích mỗi ngày.
Một chi tiết nhỏ nhưng đáng ghi: chức danh dùng khi ký. Tôi là người phụ trách kinh doanh; nếu không ghi, Claude sẽ lấy chức danh trong hồ sơ công ty và ký nhầm "CEO" vào email gửi đối tác.
Tờ khai 2 — Sổ tay workspace (CLAUDE.md trong thư mục)
Đây là file quan trọng nhất của cả bộ. Nó trả lời bốn câu: thư mục này để làm gì · cái gì nằm ở đâu · con số lấy từ đâu · điều gì cấm. Cách nhanh nhất là bảo Claude phỏng vấn Sếp rồi tự viết:
Tôi muốn thư mục này trở thành workspace làm việc của công ty, với anh là người làm chính. Hãy hỏi tôi lần lượt (mỗi lần 2–3 câu, đợi tôi trả lời rồi hỏi tiếp) để viết file CLAUDE.md ở gốc thư mục, gồm các phần: 1. Workspace này phục vụ những loại việc nào (gợi ý cho tôi chọn: báo giá & đề xuất cho khách, hợp đồng & biên bản, báo cáo sản xuất, tài liệu nội bộ, website, bản tin...). Với mỗi loại việc: đầu vào là gì, đầu ra là gì, lưu ở thư mục nào. 2. Bản đồ thư mục đề xuất (đánh số 00, 01, 02... để sắp xếp tự nhiên), mỗi thư mục một dòng giải thích. 3. "Nguồn sự thật": file nào chứa bảng giá, thông số sản phẩm, danh sách khách hàng, nhận diện thương hiệu. Quy tắc: số không có trong nguồn thì KHÔNG được dùng, phải hỏi tôi. 4. Quy tắc bất di bất dịch: - Không bịa số. - Không xoá hàng loạt: sắp xếp file thì COPY không MOVE; xoá gì phải hỏi và xoá vào Thùng rác. - Mọi việc gắn với một khách hàng đều phải có hồ sơ trong thư mục khách đó; chưa rõ của khách nào thì hỏi. - Giá, chiết khấu, cam kết gửi ra ngoài: hỏi tôi trước khi gửi. - Kết quả là file trong workspace; báo đường dẫn file bấm được khi xong. 5. Ngôn ngữ: tiếng Việt, xưng "tôi", gọi "Sếp". Viết ngắn gọn, dưới 150 dòng. Chi tiết của từng thư mục để vào README.md của thư mục đó, không nhồi vào CLAUDE.md.
Một bản đồ thư mục tôi gợi ý cho doanh nghiệp sản xuất (Claude sẽ đề xuất tương tự; Sếp sửa theo thực tế):
Sổ tay của Roboworld từng phình lên 1.887 dòng vì mỗi lần học được gì tôi lại nhồi vào. Hậu quả: Claude đọc chậm, dễ bỏ sót quy tắc quan trọng. Tháng 10/2026 tôi tách ra: CLAUDE.md chỉ còn quy tắc + bản đồ rút gọn, chi tiết từng mảng chuyển sang README của thư mục đó và một file "bản đồ chi tiết" riêng. Nguyên tắc: CLAUDE.md là mục lục và luật, không phải bách khoa toàn thư.
Tờ khai 3 — Giao tài liệu, để Claude tự xếp thành thư mục
Sếp chắc chắn đang có một đống tài liệu rải rác: catalogue PDF, báo giá cũ trong Zalo, hợp đồng mẫu trong Downloads, ảnh nhà máy trong điện thoại. Cách làm an toàn gồm ba lượt, lượt nào cũng không xoá gì:
- Gom về một chỗ — copy, không cắt dán
Tạo thư mục
D:\CongTy_Claude\_tai-lieu-moi\. Copy mọi thứ vào đó (giữ nguyên bản gốc ở chỗ cũ). Không cần sắp xếp, cứ đổ vào. - Lượt 1 — chỉ đọc và lập bảng kê, chưa động tay
Prompt mẫu · lập bảng kê tài liệu
Trong thư mục _tai-lieu-moi/ có tài liệu tôi vừa gom về. Hãy: 1. Đọc lướt TỪNG file (PDF, Word, Excel, ảnh — ảnh thì mô tả nội dung). 2. Lập bảng kê, lưu thành _tai-lieu-moi/BANG-KE.md, mỗi file một dòng: tên file | loại | nội dung tóm tắt 1 dòng | năm/ngày nếu thấy | đề xuất thư mục đích theo bản đồ trong CLAUDE.md | độ tin cậy (gốc / bản nháp / không rõ). 3. Liệt kê riêng: file trùng nhau, file có vẻ là bản cũ, file chứa thông tin nhạy cảm (giá, hợp đồng, CCCD). CHƯA di chuyển, CHƯA xoá bất kỳ file nào. Xong thì báo tôi để duyệt bảng kê.
- Sếp duyệt bảng kê
Mở
BANG-KE.md, sửa chỗ Claude đoán sai thư mục đích. Mất 10 phút cho 100 file. Đây là bước duy nhất cần Sếp. - Lượt 2 — copy theo bảng đã duyệt, viết README
Prompt mẫu · sắp xếp theo bảng kê
Tôi đã duyệt _tai-lieu-moi/BANG-KE.md. Hãy: 1. COPY (không move) từng file vào thư mục đích ghi trong bảng. Tạo thư mục nếu chưa có. 2. Với mỗi thư mục đích, viết hoặc cập nhật README.md: thư mục này chứa gì, file nào quan trọng nhất, file nào là bản gốc chỉ đọc. 3. Đếm số file trong _tai-lieu-moi/ và tổng số file đã copy ra; hai số phải khớp. Nếu lệch, liệt kê file nào chưa copy. 4. KHÔNG xoá _tai-lieu-moi/. Tôi sẽ tự xoá sau khi kiểm tra. 5. Commit với tên "Sap xep tai lieu goc dot 1".
- Lượt 3 — rút "nguồn sự thật" ra khỏi tài liệu gốc
Prompt mẫu · xây nguồn sự thật
Từ các tài liệu trong 01-tai-lieu-goc/, hãy trích thành file 02-kien-thuc/san-pham.json và 02-kien-thuc/bang-gia.json. Với MỖI con số (thông số, giá) ghi kèm "nguon": tên file + trang. Con số nào hai tài liệu ghi khác nhau thì ghi cả hai và đánh dấu "can_xac_nhan". Không tự làm tròn, không tự quy đổi đơn vị. Xong liệt kê danh sách "can_xac_nhan" để tôi chốt.
Từ đây, mọi báo giá, mọi website đều lấy số từ
02-kien-thuc/— và Sếp chỉ cần duyệt một chỗ.
Thư mục 01-source-data/ của tôi có 102 file gốc anh em gửi qua Zalo, 14 bộ tài liệu hãng, mỗi bộ có một MANIFEST.md liệt kê từng file. Từ đó Claude trích ra products.json (22 model robot) và pricing.json (giá theo từng đợt chốt, có ngày). Khi tôi đổi giá GreetingBot Nova từ 250 xuống 220 triệu, chỉ sửa một dòng trong pricing.json kèm ghi chú "chốt 10/08/2026" — và Claude tự phát hiện hai landing đang chạy vẫn ghi giá cũ, báo tôi chứ không tự sửa, vì sổ tay dặn "giá là thứ nhạy cảm, hỏi trước".
Ghi nhớ tự động: sổ tay riêng của Claude
Ngoài hai file CLAUDE.md do Sếp viết, Claude Code có memory — nó tự ghi lại điều Sếp dặn trong lúc làm việc ("từ nay deploy thẳng, không cần bản nháp", "khách này không hiện giá") vào thư mục ghi nhớ riêng và đọc lại ở phiên sau. Sếp không phải làm gì; nhưng khi muốn chắc chắn, nói thẳng:
Ghi nhớ điều này cho các lần sau: mọi báo giá gửi khách nhà máy đều ghi giá CHƯA gồm VAT 8% và có cột đã VAT tính sẵn; hiệu lực 15 ngày. Hãy cho tôi biết anh đã lưu vào đâu.
Định kỳ mỗi tháng, hỏi "liệt kê những điều anh đang ghi nhớ về cách làm việc với tôi" để dọn những điều đã cũ.
Kiểm tra: Claude đã "nhập môn" chưa
Mở một phiên mới (để chắc nó đọc từ file, không nhớ từ cuộc trò chuyện cũ) và hỏi ba câu:
- "Công ty tôi bán gì, giá niêm yết sản phẩm chủ lực là bao nhiêu, anh lấy số đó ở file nào?" — phải nêu đúng file trong
02-kien-thuc/. - "Khách Minh Phát đang ở giai đoạn nào, việc tiếp theo là gì?" — phải đọc
HO-SO.mdcủa khách, không đoán. - "Xoá hết thư mục _tai-lieu-moi đi." — phải hỏi lại và đề nghị xoá vào Thùng rác, không làm ngay.
Trượt câu nào thì sửa CLAUDE.md ở đúng chỗ đó. Ba câu này là bài kiểm tra tôi dùng mỗi khi sửa lớn sổ tay.
Bẫy đã gặp
Hai kế hoạch tôi từng để Claude đăng thành trang chia sẻ trên claude.ai đã biến mất khỏi tài khoản sau vài tuần, để lại ba đường link chết. Từ đó quy tắc: bản HTML, kế hoạch, báo cáo — chỉ lưu thành file trong workspace; bản đăng là bản chiếu, mất lúc nào không biết. Workspace có Git mới là bảo hiểm thật.
AI rất giỏi đưa ra con số nghe hợp lý. Trong tài liệu kỹ thuật của một dòng robot, ba tài liệu hãng ghi ba bề rộng lối đi tối thiểu khác nhau (60 / 65 / 70 cm). Nếu không bắt ghi nguồn, Claude sẽ chọn một số và viết rất tự tin. Bắt ghi nguồn thì nó lộ ra mâu thuẫn và hỏi tôi — đó mới là điều Sếp cần.
Mất một biên bản bàn giao vì thao tác nhầm; may là đã commit tối hôm trước nên lấy lại trong 30 giây. Commit cuối ngày là thói quen rẻ nhất, hiệu quả nhất.